Proteggere con una password i documenti Office evitando la lettura o la modifica

Uno dei modi migliori per proteggere i documenti dalle modifiche è quello di convertirli in PDF, ma non è detto che questo metodo sia la soluzione migliore. Detto ciò, in questo articolo vi parlerò di come proteggere i documenti senza l’ausilio di programmi esterni e senza doverli convertire in PDF; la procedura permetterà di proteggere dalla modifica un documento Word, Excel o Powerpoint.

Questa guida serve per avere un vantaggio nel caso in cui file o cartelle debbano essere condivisi con altre persone, im modo da non costringerle ad usare programmi per decifrarli. Di conseguenza, chi riceve il documento potrà quindi aprirlo con un normale programma Office, leggerlo e, nel caso gli venga fornita anche la password di sblocco, anche modificarlo. Usando Office 2007 o 2010 si potranno applicare password ai documenti .docx o .doc, .xls o .xlsx, .ppt o .pptx.

Ecco di seguito la procedura:

1. Bisogna aprire un documento esistente o crearne uno nuovo, cliccare sul pulsante Office (in alto a sinistra) e scegliere Salva con nome.
2. Nella finestra Salva, cliccare in basso dove c’è scritto Strumenti e scegliere Opzioni Generali.
3. Qui potremmo impostare una password per aprire il file o una password per la modifica del documento, dopodichè premere su OK confermando la password per una doppia verifica.

La prima passaword permette di proteggere il documento in modo che non possa essere nemmeno aperto, quindi impedendone la lettura, previo naturalmente conoscere la password stessa. La seconda invece permette di aprirlo ma di renderlo non modificabile senza conoscere la password. E’ anche possibile impostare password diverse, una per aprire il documento e l’altra per modificarlo.

In Opzioni Generali si può premere anche il tasto “Proteggi documento” per far aprire una sezione (che comparirà) sulla destra con diverse opzioni personalizzabili. Chiudete allora la finestra di salvataggio (premendo Annulla) e scegliete se volete proteggere il file Word o Excel da modifiche sulla formattazione e se bloccare la modifica, consentendo però di aggiungere commenti, revisioni o riempire i moduli.

Infine premerete su “Applica protezione” per impostare la password. E’ bene che sappiate che se si dimentica la password non c’è possibilità di aprire o modificare tale documento, di conseguenza immettete una passaword che possiate ricordare bene. Anche se esistono programmi per trovare la password di un documento Word protetto, va detto che questi programmi sono praticamente inutili se la password è complessa e lunga.

Da questo momento in poi quando un utente tenterà di aprire un documento protetto da password gli verrà chiesto di inserirla e il documento non sarà disponibile finché non autorizzato. Questo metodo risulta ottimo nel caso in cui dobbiate condividere documenti (contratti o tesine) e non volete stare con il patema d’animo che questo possa essere modificato e, soprattutto, senza necessità di dover creare un PDF.

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