La prima domanda che ci viene spontanea è: cosa è Sharepoint? In buon stile Microsoft, per cercare di capire cos’è questo prodotto utilizzando parole semplici non è certo semplice: dal sito ufficiale però si può leggere che Sharepoint “è una famiglia integrata di applicazioni server di semplice utilizzo che migliora l’efficacia dell’organizzazione grazie alle seguenti caratteristiche…” . Diciamoci la verità, non avete capito tanto di che cosa si parla, vero? Lo scopo di questo articolo è proprio quello di portarvi alla scoperta di MS Sharepoint, facendovi prima capire per bene di cosa si tratta e poi scoprire alcune delle sue potenzialità.
Parlando in termini popolari (i tecnici specializzati mi dovranno perdonare), la famiglia di Sharepoint include un insieme di prodotti (Windows Sharepoint Services WSS e Microsoft Office Sharepoint Server MOSS) che ci danno la possibilità di creare siti Intranet e Internet (addirittura Extranet) in modo semplicissimo, senza nemmeno dover essere dei geni del settore e della programmazione.
Se avete installato sul vostro server un sistema Windows Server 2003 o versioni successive, troverete già installato il pacchetto Windows Sharepoint Services, gratuito poiché lo acquistate con la licenza di Windows Server. Con Windows Sharepoint Services, già installato nella macchina, potete creare dei siti semplicissimi utilizzando dei modelli (templates) già preinstallati, come ad esempio “team site”, che vi permette di pubblicare annunci, avere un calendario eventi personalizzato, il logo dell’azienda personalizzabile e una lista di link editabili, con l’aggiunta di un forum di discussione e tanto altro. La pagina potete personalizzarla con Sharepoint Designer (un’evoluzione di FrontPage) oppure Visual Studio o, semplicemente, tramite l’interfaccia Web.
Il punto di forza è, secondo me, la possibilità di condividere documenti, che possono essere salvati sul server via http, tramite un upload dal sito web oppure direttamente dal “Salva con nome” dell’applicazione che ha creato il documento (per esempio Word) digitando l’intero URL, salvando direttamente i dati in un database di sql server, ai quali possono essere associati dei metadata (che vi ricordo essere dei dati relativi al documento stesso).
In parole povere, Sharepoint possiede una funzione di “contenitore” documenti che ci permette di sostituire il file system tradizionale; si potrebbero eliminare le cartelle condivise sui server ed insegnare agli utenti come salvare i documenti su librerie di Sharepoint. In più, Sharepoint permette di attivare, grazie a Windows Workflow Foundation, dei workflow sui documenti e quindi scatenare delle azioni come invio di mail o altro.
L’altro punto di forza di Sharepoint è che si possono gestire le autorizzazioni all’utilizzo, alla visione e alla manipolazione del documento sia a livello utente sia a livello di gruppo di appartenenza. Queste autorizzazioni non si limitano solamente al documento ma anche alla cartella (chiamata altresì elenco), alla webpart (quella porzione di schermo che ci permette di visualizzare un’immagine o un codice html), alla pagina, al sottosito e all’intero sito che stiamo gestendo, definendo livelli diversi di autorizzazione univoci.
Microsoft Office Sharepoint Server è un pacchetto applicativo acquistabile a parte con le sue licenze server e client. Nasce con lo stesso concetto di WSS ma estende le sue funzionalità per integrare fra loro i vari siti (per esempio creando una Site Map unica comprendente tutti i siti); analogamente anche l’indicizzazione può comprendere tutti i contenuti di tutti i siti. MOSS è particolarmente adatto per creare dei veri e propri portali che diano accesso a più siti con servizi condivisi ed un’organizzazione coordinata.
Possiamo citare alcuni dei punti di forza del MOSS: un set di workflow standard più fornito, Enterprise Content Management (è un set di funzionalità teso a permettere la pubblicazione di contenuti da parte di personale non tecnico, quindi diffusa a tutti i livelli all’interno dell’azienda), profili utenti e personalizzazioni e, infine, possibilità per gli utenti di crearsi siti personali per salvare dati propri con opzioni per condividere anche solo alcuni dei dati (MySites).
La versione Enterprise di MOSS offre, addizionalmente:
- Business Data Catalog
- Excel Services
- Report Center
- Infopath Forms Services
- KPI and Filter Web Parts
Business Data Catalog serve per accedere a dati esterni (database o web services) e utilizzarli all’interno dei siti. Un esempio di utilizzo potrebbe essere per scannerizzare documenti (per esempio fatture fornitori) e poi associarli a dati prelevati da una fonte esterna (per esempio registrazioni SAP).
Excel Services è un vero e proprio server di Excel tramite il quale possiamo visualizzare fogli di calcolo e relative componenti attive tramite interfaccia web anche senza avere installato Excel in locale.
Report Center è in site preconfezionato per l’accesso e la gestione di report, che comprende una libreria di report, e un template di dashboard.
Office InfoPath Forms Services fornisce un catalogo controllato centralmente dall’amministratore che sende semplice agli utenti trovare ed utilizzare forms.
Un indicatore di prestazioni chiave (KPI) è un segnale visivo che indica i progressi compiuti verso il raggiungimento di un obiettivo. Gli indicatori KPI sono uno strumento molto utile per team, responsabili e aziende per valutare rapidamente lo stato di avanzamento raggiunto a fronte di obiettivi quantificabili.
Certo, a primo impatto, Sharepoint può sembrare scarno o privo di un’interfaccia grafica che permette di interagire con l’utente in maniera “graziosa”, come ad esempio WordPress, ma in realtà con tutti gli accorgimenti che vi spiegherò mano mano riusciremo a creare un sito con Sharepoint che non ha nulla a che invidiare agli altri siti presenti online.
